 |
| Håkan Sörman och jag vid ett tidigare möte i Sävsjö |
I EN DEBATTARTIKEL lyfter Håkan Sörman och Ulf Dahlsten fram den orimligt stora andelen administration, byråkrati samt bristen på tillit som ett allvarligt och kostsamt problem inom offentliga organisationer. De pekar bland annat på att 40 procent av arbetstiden för lärare, sjuksköterskor och socialsekreterare går åt till rapportering och administration. Allra värst är det för hemtjänstpersonalen, som endast kan ägna hälften av sin arbetstid åt sina brukare.
MER TILLIT och mindre detaljstyrning, överdriven uppföljning och omfattande rapportering är, enligt debattörerna, ett recept för att lösa problemet. Medarbetarna bör i stället ges befogenheter och resurser att i så stor utsträckning som möjligt själva styra sitt arbete. En sådan tydlighet och tillit från arbetsgivaren leder både till bättre resultat och ökad trivsel, något som bekräftas av både forskning och praktik, enligt artikelförfattarna.JAG ÄR ÖVERTYGAD om att även vi i Sävsjö kommun skulle ha mycket att vinna på att ta till oss budskapet i denna debattartikel. Vi har flera verksamheter där arbetsvillkoren just nu är tuffa, och där medarbetarna behöver känna större förtroende och tillit. Samtidigt behöver vi effektivisera för att stärka den kommunala ekonomin. Genom att arbeta i linje med de tankar som förs fram i debattartikeln tror jag att vi kan uppnå båda dessa mål.
LÄS DEBATTARTIKELN på följande länk:
https://www.altinget.se/artikel/administration-och-rapportering-slukar-offentliganstalldas-tid
Läs min tidigare krönika om behovet av fler Liberor och Tillit på följande länk:
https://savsjo.blogspot.com/2025/02/ny-kronika-om-att-det-behovs-fler.html
Debatt
Administration och rapportering slukar offentliganställdas tid
Många arbetsgivare har hamnat i en övernitisk kvalitetsuppföljning och lagt in en uppsjö av mål för vilka man kräver en omfattande, ofta daglig rapportering. Det är orimligt, skriver Ulf Dahlsten och Håkan Sörman, tankesmedjan Elders. Arbetsgivaren får inte fastna bakom skrivbordet utan måste vara ute i verksamheten, skriver debattörerna.
En helt orimlig andel av de offentliganställdas tid går åt till rapportering och administration. Det visar studier som gjorts av Institutet för Framtidsstudier (IFFS). De fann att 40 procent av lärares, sjuksköterskors och socialsekreterares tid går åt till rapportering och administration.
Värst var det för hemtjänstpersonalen som bara använde 50 procent av sin tid åt klienterna. Institutet har nu gjort en uppföljning av den privatiserade hemtjänsten i Borgholm och konstaterat att det blivit värre. Bara 19 procent av de anställdas tid används nu till hjälp åt klienterna. IFFS bild är också att de stora pengar som satsats på sjukvården senare år inte har lett till ökad tid för vård utan har försvunnit i administration.
Det finns fler som gjort liknande tidsstudier.
Det har hävdats att kraven på omfattande rapportering är följden av New Public Management (NPM), ett lednings- och styrsystem som Sverige importerat från Storbritannien. Systemet avsåg att komma tillrätta med ett upplevt effektivitets- och kvalitetsproblem i den offentliga sektorn och har sina teoretiska förtjänster. Med tiden har dock många arbetsgivare hamnat i en övernitisk kvalitetsuppföljning och lagt in en uppsjö av mål för vilka man kräver en omfattande, ofta daglig rapportering.
NPM inte hela förklaringen
Det har hävdats att NPM är kopierat från den privata sektorn, men att NPM skulle tillämpas på detta sätt i privat sektor är inte trovärdigt. Skulle privata företag ha styrsystem som kräver att de anställda använder 40 procent av sin tid för dokumentation och rapportering skulle de snabbt gå i konkurs.Överbruket av NPM förklarar dock inte hela ökningen av den administrativa bördan.
Det krävs ett radikalt omtänkande och det måste börja med ett gott ledarskap
Vid en hearing som vi i Framtidssmedjan Elders ordnade med Sveriges Kommuner och Regioner framkom det att både politiker och tjänstemän under årens lopp dessutom lagt till alltfler detaljerade uppgifter och mål för de olika verksamheterna för vilka man dessutom krävt rapportering.
Biträdande rikspolischefen Stefan Hector och Polisförbundets ordförande Katharina von Sydow berättade på hearingen om hur en polisorganisation med analytiker och utvärderare i matris producerat nästan 600 sådana krav. Den uppgift den nya polisledningen nu tagit på sig är att drastiskt minska denna administrativa börda för poliserna.
Förbundsordföranden för Sveriges Lärare Anna Olskog kunde också berätta om hur rapporteringskraven stressar lärare som vill ha tid att planera och förbereda undervisningen och om hur stressen driver på en olycklig personalomsättning och representanter för de vårdanställda gav en liknande bild.
Upprätta ett kontrakt
Det krävs ett radikalt omtänkande och det måste börja med ett gott ledarskap, Det första och kanske viktigaste är att det upprättas ett ”kontrakt” mellan arbetsgivaren och de som arbetar på fältet, ett kontrakt som tydligt definierar uppgiften, överenskomna mål och hur de skall följas upp. I ett sådant kontrakt finns inte utrymme för detaljrapportering. De anställda ska i stället ges befogenheterna och medlen att så långt möjligt själva bestämma över hur de ska uppnå målen. En sådan tydlighet och tillit från arbetsgivaren leder till ett bättre resultat och ökad trivsel, det visar både forskning och praktik.Vid uppföljningen av kontraktet och formuleringen av ett nytt är det viktigt att arbetsgivaren ger en tydlig feedback så att de anställda får den bekräftelse på att de gjort ett bra jobb som är så viktig för självkänsla och trivsel.
Alla kontrakt behöver inte se likadana ut. Förutsättningarna i polisområden, skolor och vårdinstitutioner kan vara helt olika och kontrakten behöver återspegla de skillnaderna. Upphandlade tjänster kan till exempel kräva mer av rapportering, särskilt under de första åren då det saknas ett track record.
Verksamheten måste följas på plats
Lika viktigt som ett fungerande kontrakt med konstruktiv feedback är ett synligt och närvarande ledarskap. Arbetsgivaren får inte fastna bakom skrivbordet utan måste vara ute i verksamheten. De goda rapporterna från en skola visar att lärarna är bra på rapporter, men säger inte nödvändigtvis hur det fungerar i klassrummen.För att säkerställa kvaliteten behövs därför skolledare och skolinspektörer som följer verksamheten på plats. Detta gäller för alla verksamheter.
Polisledningen driver nu ett förändringsarbete med denna inriktning och SKR har bildat en beredningsgrupp som studerar frågan. Om förändringsarbetet blir så framgångsrikt som polisledning och fack hoppas kan det bli ett föredöme för hela den offentliga sektorn. Hoppingivande är att Sollentuna kommun påbörjat ett liknande utvecklingsarbete. Det ger oss trots allt ett hopp om ett nytänkande som leder till mindre personalomsättning, ett bättre resultat och därmed en bättre användning av våra offentliga resurser
Håkan Sörman och Ulf Dahlsten tankesmedjan Elders
